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2009年1月5日月曜日

予定の見通しを付けるのが難しいときには?

新年最初なので,シンプルな予定表を皆さんにお届けします。

元は私自身が自分のために作って使っていた予定表ですが,シンプルに誰もが使えるように改変してみました。

<予定表をダウンロードする(PDF形式,192kB)> ←右クリックして「ファイル名を付けて保存」してください。



上記の画像のように,A4一枚で一週間の予定が書き込めるようになっています。曜日は月曜から日曜までをすでに入力してありますが,年月日は空欄なので,自由に記入して使ってみてください。

私のおすすめの使い方を書いておきます。

予定と実際を両方書く

一日の予定の半分あたりまで,30分刻みの点線が入っています。このあたりを利用して将来の予定を書き込み,残りの左半分に「実際にはどのような時間の使い方をしたか」を書き込みます。

予定を記入する手帳はよくありますが,この予定表は重点は,この「どのような時間の使い方をしたかを書き込む」ところにあります。

例えば以下のような書き方をします。



上記の予定表では,一週間が一覧できます。これを使って一週間の見通しを良くしてあげることで,予定の把握や見通しに伴う困難(例えば以下のようなこと)を軽くすることを目指したものです。

□ 予定を立てる際,その前後に必要となる準備や片付けなど「予定そのもの以外に必要となる時間」を,あらかじめ見積もることをつい忘れてしまう。  → 予定だけではなく,24時間全ての時間軸が書き込んであるので,そこに準備と片付け,移動の時間を書き込むクセをつける助けになります。

□ ある予定を終わらせるのに,いつもかかっている時間を忘れて,かかる時間を過小評価(または過大評価)してしまう。  → しばらく継続して記録を付けていると,何かの作業に自分がどれくらいの時間が必要なのか,過去の記録を参考にして判断する材料がたまってきます。

□ すでに今週,沢山の予定が入っているにもかかわらず,つい空いた時間にどんどんと予定を入れてしまう。  → 24時間の時間の量が一目でわかるので,予定が詰まりすぎていて,十分な休息の時間が取れていない日も目視でわかります。

□ 先週何をしたのか覚えていない。  → 先週何をしたかは先週の予定表に書かれています。紙がたまっていくと,自分が何をしていたのかを見直すことが楽しくなってきます。

□ 24時間表記の予定表なので,睡眠時間や移動時間,余暇の時間など,通常の予定表では把握しにくい時間の使い方も把握できる。  → 特に,睡眠時間や休憩時間が十分取れているかを見直すことに使ってみましょう。十分取れているのに疲れが取れない場合は,過去の行動を見直して,もう少し休息を長く取ったほうが疲れにくいか?または何か疲れにつながる原因があるか?を判断する材料にしてみては。

・・・などなど。

このような困難さがあるために,毎日なぜかわからないのだが疲れ切ってしまって,ある日突然,電池が切れたように倒れてしまう,という人がいらっしゃいます。

そんな方は,この予定表を使って「自分観察日記」をつけてみてはいかがでしょうか。


予定の種別で色分けする

実際の時間の使い方を書き込む際には,「仕事に関する作業」「趣味の作業」「その他」など,使った時間の長さを示す縦線を書き込むときに,ざっくりと簡単に色分けして書いておくと,あとから見直すときにわかりやすくなります。


時間に関係のないTODOや目標は左の空欄に書く

今週やっておく必要のあることなどは,一番左の空欄に書き込んでおき,終わったものは横線で消すようにすると,やるべきことの状況が把握できて便利です。


注意点

書き込む際にこだわりすぎない! あくまでも,使った時間の内容を書き込む際には「ざっくりと」書き込むようにしましょう。分単位,秒単位で精確に描き込むことにこだわると,破綻します。長続きしないどころか,かえって疲れ切る原因を増やしてしまいます。

それが難しい場合は,30分ごとの区切り線を消して,もっとざっくりした予定表を作って使ってみるのもいいかもしれません。

精神的にひどく参っているときには使わないことも重要です。

または,ネガティブな気分が続いているときには,うまくポジティブな時間管理に向かうようアドバイスしてくれるような人と一緒に使ってみるものいいかもしれません。

以上,関心のある人は使ってみて,また感想を教えてもらえると嬉しいです。

2008年10月7日火曜日

携帯メールで「あと何分?」を超カンタンにお知らせ

これまでも時間感覚を助けるタイマーやリマインダを紹介してきました。

今回は携帯電話の本体でタイマーやスケジュールを設定するよりカンタンかもしれない、「あと何分?」をメールで教えてくれるリマインダを2つ紹介します。


ToDoMail
http://www.aivy.co.jp/products/todomail.html



todomail@aivy.co.jp宛に、タイトルに日時を記載したメールを送ると、その時間にメールを返信してくれるという無料のサービスです。

特に登録は必要ありません。ただ、このメールアドレスに送れば、送ったアドレスに返信を返してくれます。

例えば、「今日の午後3時頃に○○さんに電話しなきゃ」と思ったら、タイトルに「1500」、本文に「○○さんへ電話 090-xxxx-xxxx」などと入力して、上記の宛先にメールを送っておけば良いわけですね。すると指定の時間にその本文の内容が記載されたメールが飛んでくると。(このToDoMailは、とある当事者の方から教えていただきました。Mさんありがとうございます!)



Hit Me Later
http://www.hitmelater.com/


すごくシンプルで良いなと思ったのがこのサービスです。例えば、「1時間後にお知らせが欲しいなぁ」と思ったら、「1@hitmelater.com」にメールを送ります。同様に「12時間後」なら「12@hitmelater.com」に送ります。このように、@の前に入力した数字に従って、メールを自動的に返信してくれるサービスです。

こちらも特に登録は必要ありません。単にメールを送れば良いだけです。

他にも、「5分」なら「5m@hitmelater.com」のように数字に「m」を付けることで、分単位にも対応しています。アドレス帳によく使う時間間隔のメールアドレスを登録しておくと便利ですね。

ただし、こちらは「Basic(無料)」「Pro(年12ドル)」「Exec(年30ドル)」という3つのサービス種別があります。無料のBasicは24時間先までの返信にしか対応していません。24時間以上の間隔を指定したメールを受け取るためには、有料版に加入しないと行けないのが面倒・・・。

さらに、HitMeLater.comから、自分がタイトルと本文に記載したものをそのまま送り返してくれるのですが、日本語だと文字化けします。時間指定の方法がすごくシンプルで面白いので、日本語に対応してくれるとさらに良いのですが、この点はちょっと残念。

私の場合は、以前ご紹介したバイブレーション付きカードタイマーは99分、私の持っている携帯電話は60分までしかタイマーが対応していません。2時間とか3時間とか、ちょっと長めの時間を指定したいとき、タイマーのかわりに使っています。「半日(6時間くらい)後に○○さんにもう一回連絡しなきゃ」などと思ったときに、「call marumaru-san」とか書いてメールしておく、といった使い方です。




以上、メールなので遅延や不達も発生するでしょうから、確実にお知らせを受け取りたい場合には別の方法も用意しておいた方が良いと思いますが、ちょっとした自分用のリマインダなら、こうした方法も面白いかもしれないと思いました。携帯電話に使いやすい簡易タイマー機能がない人とか、カードタイマーを持っていない人にも便利だと思います。

2007年11月20日火曜日

やるべきことをいつも忘れてしまう!を解決する

発達障害のある人では、約束など、先々にやるべきことを忘れてしまったり、思い出せなかったりするために、忘れないようメモを活用したいと努力している人は多くいます。しかしながら、「メモ自体をよくなくしたり、持っていくのを忘れてしまう」「『メモした』という事実そのものを忘れてしまうためにメモの意味がない」と訴える人もまた多くいます。どうすればこの極端な物忘れを改善できるでしょうか?



目標管理ツール check*pad.jp
http://www.checkpad.jp/

そんなときに便利なのは、上記のようなウェブ上のTODOリスト管理サービスです。こうしたサービスでは、ウェブサイト上にシンプルなTODOリストを作ってくれる無料のサービスです。終わった項目にはチェックを付けて、やり遂げたこととやるべき事を管理することができます。

とはいえリストに載せておくことは、特に「やるべき事」にこだわる必要もありません。携帯電話での操作にも対応しているので、「これはおぼえておかねば」と思いついたことは何でも、メモ代わりに携帯メール本文に書いて特定のメールアドレスへ送ると、自動的にサイト上の自分専用のTODOリストに登録してくれます。もちろんメールだけでなく、パソコンや携帯のブラウザからも項目追加することができます。



メモ帳を取り出してメモを書くことよりも、携帯を取り出してメールを送る方が慣れている人は近年多くなりつつあり、使い始めのハードルが低いといえます。

また、設定により、毎日希望の時間に、携帯など希望のメールアドレスに、まだ終わっていないTODOを送信してくれます。

注意点として、初回登録時にパソコンが必要ですが、その際に自分の携帯電話を登録しておけば、以降は携帯のみで使用可能です。

たくさん類似のサービスがありますが、個人的にはこの「checkpad.jp」がいちばんシンプルかつかゆいところに手の届くサービスで気に入っています。「携帯電話で使える」「機能と操作がシンプル」という点が優れています。発達障害のある人では、メモしたくても、メモ自体を持ち運ぶことを忘れてしまうと訴える人がいますが、「携帯電話だけはいつも持っている」という人は多くいます。携帯電話の携行が現代人では強力に習慣化していることを上手に利用できます。そのため携帯電話だけでリストの登録・確認ができることは大きなメリットです。

さらに、設定により毎日リマインド(注意喚起)のメールを送ってくれるので、「メモしたことを忘れる」という失敗の回避にもつながります。

「すぐやること」「そのうちやること」「やれたらいいなと思うこと」と複数のリストを作成して、「すぐやること」だけをリマインドする、という使い方も可能です。または、「職場の机でやること」「買い物に出たらやること」「自宅に帰ったらやること」など、場面ごとにやることリストをまとめておくと、TODO項目が増えたときにも混乱せずに対応できます。

↑参考:GTD(Getting Things Done)のテクニック・・・GTDの解説については、Itmedia Biz.ID掲載記事 「はじめてのGTD」を参照してください。
http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0606/27/news003.html

2007年10月11日木曜日

予定の管理とOGGSync

みなさんは予定の管理をどうしておられますか。私は予定の管理には手帳は余り使わず、もっぱらパソコンと携帯電話(SoftbankのX01HTという機種)を使って管理しています。

とはいえマシンごとに予定が錯綜して混乱しないように、MacOSXで「
MissingSync
」というソフトを使い、iCalの予定をX01HTと同期しています。また、iCalの予定は「Spanning Sync」というソフトでGoogleカレンダーと同期しています。このように、Googleカレンダーを中心に、WindowsやMacや携帯電話など、いろいろな環境で同じ予定表を閲覧しています。

本日「OGGSync」というソフトを使ってみました。GoogleカレンダーとX01HTの予定表を、X01HT単体で同期することができるソフトです。

こちらの方がMissingSyncでの予定同期よりはるかにラクチンですね。Macに接続しなくても、電車の中でもどこででも最新の予定と同期できるというのが素晴らしい。

これまで外出先で予定を確認する時は、以前Blogにも書いたようにGoogleモバイルやhttp://www.yamamoworks.net/gcmg/のサービスを使わせてもらったりしていましたが、閲覧するまでにネット経由ゆえの時間がかかることが気になっていました。


OGGSyncで同期しておけば、最新の予定を見たいときには必ずネットに接続する必要がある、という制約から解放されるので、ストレスや混乱が減りそうです。

OGGSync、無料版ではひとつのカレンダーしか同期できませんが、有料版では複数のカレンダーも同期できますし、時間指定して定期的に予定を同期する機能があります。過去・未来で何日分の予定を同期するかも当然指定可能ですし、こうなると、いちいちデスクトップに接続して同期を取る作業がいらなくなってきますね。ますます携帯だけで何でもできるようになって来ました。